Día: 2 de noviembre de 2020

El entorno tecnológico avanza a una velocidad que exige un replanteamiento de todo el sistema del notariado

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José Alberto Marín Sánchez

Las leyes 24/2001 y 24/2005 supusieron para el notariado el pistoletazo de salida tecnológico. Su embrión fue el Simposio Notariado 2000 sobre firma electrónica celebrado en Barcelona en ese año en el que se establecieron las bases sobre las que se iba a construir el edificio tecnológico de nuestra corporación, Simposio que tuve el honor de dirigir. La visión de Juan Bolás y José Félix Belloch sumada al intenso trabajo de muchos compañeros permitió dar un importante salto que puso al notariado en cabeza de las profesiones jurídicas en lo que se refiere a nuevas tecnologías. Poco a poco esas bases fueron desarrollándose y permitieron dotar a nuestra profesión de unas herramientas que han servido para prestar la función de una forma moderna y eficiente.

Sin embargo, a pesar del esfuerzo realizado, lo cierto es que el entorno tecnológico ha avanzado y avanza a una velocidad que exige un replanteamiento de todo el sistema del notariado, tanto en su contenido como en su estructura.

El paso dado por el Consejo General del Notariado creando el denominado Portal Notarial del Ciudadano es un indicio de por dónde deben de ir los futuros pasos. Nuestra calidad de funcionarios públicos condiciona la dirección a tomar pero lo cierto es que en este momento es necesaria una nueva “revolución tecnológica” como lo fue la del año 2000.

La función notarial es una función pública y como tal ha de desarrollarse teniendo siempre presente el interés de la ciudadanía y no el de otros funcionarios. Es necesario explotar toda la potencialidad que tiene el notariado y ello con independencia de que al hacerlo se adopte un papel protagonista en determinadas materias en detrimento de otros sectores públicos. Lo importante es que el ciudadano reciba el mejor servicio posible con las mejores herramientas posibles.

1. ESTRUCTURA
Sin ninguna duda el prestador de los servicios tecnológicos ha de ser el Consejo General del Notariado sirviéndose de cuantos proveedores considere necesario. El contar con una empresa tecnológica propia, de extraordinario valor y eficacia, es imprescindible pero no debe suponer el desplazamiento a ésta de ningún tipo de decisión estratégica o legal sino que debe estar al servicio de nuestra profesión y ser invisible para terceros. Para los notarios son los órganos corporativos los únicos interlocutores y para los ciudadanos, el Portal Notarial del Ciudadano a modo de sede electrónica notarial al igual que la tienen prácticamente todos los departamentos de la Administración.

2. EL DOCUMENTO
El gran debate es el cambio a la escritura en soporte electrónico y sin utilización del papel como base de la misma.

La cuestión más debatida recae en la conservación del documento, más bien del consentimiento prestado en soporte electrónico. Lo cierto es que el sistema actual que rige en el notariado español parece eficiente: se firma en papel y se digitaliza aprovechando a partir de ese momento todas las ventajas del documento electrónico. Sin embargo el COVID-19 y algunas directivas comunitarias ponen de manifiesto la imperiosa necesidad de la escritura electrónica firmada a distancia con firma electrónica y utilizando la videoconferencia. El notariado dispone ya de los elementos técnicos necesarios para ello, y la realidad ha impuesto su inaplazable implantación y por lo tanto este debate hay que darlo por superado. Lo que habrá que delimitar es en qué ámbito se puede utilizar el formato puramente electrónico y en cuál no.

La cuestión más importante es la circulación de las copias de los documentos y su utilización por los ciudadanos. Este es otro importante reto. La imagen decimonónica del otorgante con su maleta sacando copias y copias en papel debe ser sustituida por la acreditación mediante el teléfono móvil o mediante códigos u otros sistemas. Las copias electrónicas deben ser utilizadas no sólo en el ámbito de las administraciones públicas sino también por los ciudadanos entre sí o ante aquellas.

Otra cuestión a resolver es el acceso de un notario al protocolo de otro sin mediación de su titular, disponer de un repositorio al que cualquier notario puede acudir y obtener la correspondiente copia auténtica o simple bajo su responsabilidad y con la retribución correspondiente para ambos. Sin duda esta posibilidad sería muy bien aprovechada en el sistema de firma a través de videoconferencia especialmente para la comprobación de la vigencia y contenido de los poderes y para otros muchos aspectos.

3. LOS PROGRAMAS INTERNOS EN LOS DESPACHOS
El programa único para la gestión de los despachos notariales conocido como AGN no ha despegado con la intensidad esperada. Su éxito ha sido importante entre los nuevos notarios pero no ha calado entre los que ya estaban habituados a trabajar con otro programa de alguna de las empresas especializadas, probablemente por la incomodidad que supone cualquier cambio y los riesgos que cada uno puede atisbar, sean o no reales. Creemos que es necesaria una homogeneización sino de programas sí de sistemas. La competencia entre empresas siempre es buena y más que aspirar a tener un único programa de una única empresa el reto del notariado es que todas las bases de datos tanto de escrituras como de elementos de contabilidad y de información sean compatibles de manera que pudieran ser aprovechados sin problema alguno por cualquiera de los programas comercializados. Ello exigiría una definición de requisitos y una homologación de programas informáticos.

4. SERVICIOS DE VALOR AÑADIDO
La red de conexiones que puede tenerse desde un servidor central como es el del Consejo General del Notariado es infinita y también lo son las posibilidades que esto ofrece. En la actualidad el sistema permite liquidar impuestos, tramitar la inscripción registral, realizar alteraciones catastrales, pagar deudas de IBI pendientes, remitir información a numerosos órganos administrativos, etc.. El reto del notariado en este punto ha de ser ofrecer un servicio integral al ciudadano en cualquier actuación notarial explotando la inteligencia artificial. Así, por ejemplo, al transmitirse una vivienda debería procederse automáticamente a realizar desde la notaría todos los trámites habituales como empadronamiento de los compradores, altas en suministros de agua, luz, gas, cambio de residencia fiscal, cambio de domiciliación de vehículos, etc., etc.. Y todo ello de una forma automática gestionado por el ciudadano desde el Portal Notarial del Ciudadano.

5. BIG DATA NOTARIAL
Aquí reside el mayor reto del notariado. El aprovechamiento de la ingente cantidad de datos que se almacenan en el servidor central del Consejo General del Notariado.

Su correcta gestión ofrecerá a nuestra profesión unas oportunidades impensables y hará mejorar sensiblemente el servicio que prestamos reduciendo costes, mejorando la toma de decisiones y permitiéndonos ofrecer nuevos servicios. Nuestros datos reúnen las conocidas 5 Vs que definen la problemática de los big data: Volumen, Velocidad, Variedad, Veracidad y Valor. Explotar esta fuente es el principal reto del futuro.

De cara al exterior nos permitirá, ya lo hacemos (blanqueo capitales, fraude fiscal, colaboración con órganos judiciales, fiscalía, fuerzas de seguridad), ofrecer una información segmentada y estructurada lista para ser utilizada por los terceros, sean administraciones o particulares.

Pero es en el ámbito interno donde se puede obtener unos increíbles rendimientos de la ingente cantidad de datos de que disponemos.

Tener una fotografía notarial del otorgante en el momento de la autorización de un documento sabiendo lo que ha firmado antes y las “secuelas” de lo firmado ayudaría enormemente a incrementar la eficacia de la intervención notarial. La interrelación de la información de que dispone cada notario es una herramienta fundamental para que el servicio sea plenamente eficaz.

6. EL NOTARIO COMO ELEMENTO CENTRAL DEL NEGOCIO JURÍDICO
Todo lo anterior conduce a un desiderátum: el notario ha de ser el elemento central de cualquier negocio jurídico, especialmente en el ámbito inmobiliario, financiero y societario. Desde la notaría debería tenerse acceso a todos los organismos públicos y empresas privadas respecto de las que el negocio a celebrar tenga alguna consecuencia y automatizar procesos para que éstas se produzcan inmediatamente y con el menor coste posible para todos los actores.

Además de lo expuesto es imprescindible centralizar en el notario los medios de pago para que éste realice los mismos con total seguridad para los perceptores y garantizando el buen fin del negocio. Igualmente debería automatizarse la gestión posterior del documento en colaboración con otros agentes intervinientes. Unificar las plataformas de la LCCI en una única permitiendo que cada parte haga su trabajo redundaría en beneficio del ciudadano y del sistema financiero. Las gestorías encargadas de la externalización de la preparación de préstamos hipotecarios actuarían como hasta ahora pero volcarían sus datos en nuestra plataforma; autorizado el documento éste se remitiría electrónicamente al correspondiente registro hasta su inscripción siendo el proceso controlado por la gestoría quien no tendría que pisar el Registro de la Propiedad sino recoger posteriormente la copia en papel en la notaría (si se considerara necesario) o recibir la correspondiente copia electrónica con constancia de todos los trámites realizados.

7. CONCLUSIONES
Lo expuesto no es sino una visión a salto de mata de los retos inmediatos del notariado en el ámbito tecnológico. Es evidente que resulta imprescindible un Plan estratégico y un Plan de Sistemas que aborde globalmente todos estos puntos y algunos más que no incluimos por falta de espacio, pero que deben ser tratados conjuntamente. Son decisiones trascendentales que afectan a algo más que lo tecnológico, afectan a la esencia de nuestra función y a la del documento. Y tienen que ser los notarios, no los técnicos, los que tomen las decisiones. Y no solo los notarios que saben algo de informática. No estamos ante unos temas meramente técnicos. Estamos definiendo el futuro de la función notarial. Por ello la decisión es política, no técnica. Es definir qué queremos que sea el Notariado. Es escribir la carta a los Reyes Magos y luego ya se ejecutará. En informática todo es posible, es cuestión de costes su plasmación en una aplicación. Es el momento de que los responsables del Notariado, elegidos por todos, tomen decisiones y que los informáticos las desarrollen. De ello depende no solo nuestro futuro sino nuestro presente. Urge.

Entrevistamos a Juan Luis Márquez de Arcos, presidente AJA Cádiz, Secretario Federación Andaluza de Jóvenes Abogados.

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José Ramón Moratalla

El día 31 de Octubre se celebra el Día del Abogado Joven, en reconocimiento a su trabajo, dedicación y esfuerzo silencioso en la defensa de los derechos e intereses de la ciudadanía, así como en la mejora de la profesión y de la Administración de Justicia.

¿Cómo están afrontando el colectivo de Abogados Jóvenes la pandemia desde un punto de vista de profesional?

Los jóvenes, desde nuestros comienzos, nos enfrentamos a muchos retos, ya que nos incorporamos a un mundo copado por profesionales con varios años de experiencia, y unos clientes que valoran la seguridad que les ofrece un despacho de abogados con varios años de recorrido.

La pandemia también ha supuesto un cambio, en cierto modo, de desarrollar nuestro trabajo. Hemos visto cómo se están practicando declaraciones judiciales por videoconferencias, incluso en muchos partidos judiciales se han celebrado juicios y audiencias previas de forma on line. Y creo que ahí hemos destacado los jóvenes respecto a nuestros compañeros más veteranos.

Quizá los jóvenes abogados están teniendo más dificultades para ser contratados en grandes despachos, puesto que las contrataciones han disminuido por la crisis social y económica que estamos atravesando; pero también hemos visto cómo cada vez más son los jóvenes que comienzan la aventura de abrir su propio despacho, o unirse a otros compañeros para montar un bufete, y estoy seguro que todos saldremos adelante.

¿La Covid-19 y lo que ello conlleva e implica jurídicamente supone una oportunidad para la Abogacía Joven atendiendo a todo lo que puede ofrecer el abogado y abogada joven al mercado?

Como se dice en estas situaciones, los periodos de crisis pueden suponer periodos de oportunidades. Y esta pandemia ha hecho que reluzcan, más si cabe, las fortalezas y virtudes de los jóvenes abogados y abogadas ya que estamos más preparados en redes sociales, nuevas tecnologías, publicidad y potenciación de marca, que quizá profesionales más veteranos.

El hecho de que los clientes no puedan desplazarse como antes al despacho, hace que las consultas on line, por email, videoconferencia, etc, cobren más valor en estos tiempos, y los clientes vienen demandado también estos servicios para resolver sus problemas o consultas.

También la Covid-19 ha traído consigo nuevos problemas jurídicos, a nivel de arrendamientos, contratos, derecho de familia; a los que los jóvenes podemos adaptarnos y aprender más rápidamente por la capacidad que tenemos de estar en continuo aprendizaje.

La crisis por la expansión del COVID-19 plantea retos tecnológicos afectando a la forma de trabajar de los despachos de abogados y también a la forma de relacionarse con sus clientes. ¿Qué recomendaría al abogado y abogada joven a la hora de afrontar tecnológicamente esta nueva coyuntura?

Tenemos que aprovechar todas las ventajas que nos ofrecen las nuevas tecnologías. Personalmente considero que es fundamental tener tu despacho y los expedientes digitalizados, además de contar con un servicio conectado a la nube para sincronizarlo. Esto me sirvió mucho en los meses de confinamiento para poner al día asuntos y seguir atendiendo a los clientes de forma telemática desde casa.

Igualmente es vital tener una página web, este hecho da confianza a los clientes, y a nosotros nos posiciona y nos define en la red. Una buena página web puede llegar a ser el reflejo de tu marca y ,en definitiva, de tu despacho.

Pensando en el futuro escenario post Covid-19  ¿cambiará el modo de relación abogado-cliente en el contexto de una nueva normalidad, o por el contrario volveremos a una situación similar a la previa de la crisis?

Estoy convencido  que la crisis de la Covid-19 ha cambiado la relación abogado-cliente, y este cambio ha venido para quedarse. El uso de las nuevas tecnologías ofrece al cliente cierta inmediatez en el contacto con su letrado o letrada, ya sea para atender una consulta por teléfono, video llamada; como para enviar y remitir documentación de forma casi instantánea y en cualquier momento.

Durante los meses de cuarentena, desde mi casa en Cádiz, pude tener contacto, casi a diario con clientes de Madrid o de Canarias, solo usando mi portátil y una web cam, siendo esta forma de relación con el cliente la que va a permanecer en el futuro.

No obstante seguirá siendo necesario el modo de trabajo tradicional, como la asistencia a sala, o reuniones presenciales con los clientes que necesiten acudir al despacho.

Teniendo en cuenta que esta crisis sanitaria ha transformando los modelos de trabajo dando un protagonismo sin precedentes al teletrabajo ¿Cuál es su opinión desde el punto de vista de la conciliación de futuros abogados?

La conciliación familiar y laboral es el principal caballo de batalla en nuestra profesión, y tenemos que seguir luchando para que sea real. Siempre ha sido difícil alcanzar una verdadera conciliación en la abogacía, y ahora se torna más difícil puesto que los clientes nos pueden llamar o escribir un email a cualquier hora. En este caso, los abogados autónomos tenemos que fijar un horario de trabajo y otro de ocio y de vida personal, ya que sino el ritmo de vida puede llegar a ser caótico.

Por otro lado, considero que el teletrabajo ha venido para quedarse, tanto para abogados y abogadas contratados por cuenta ajena, como autónomos. Y lo recibo como un logro si conseguimos regular esta figura de una forma justa y que no dé lugar a abusos por parte de los clientes o de medianos y grandes despachos.

Gracias a la aplicación de tecnología los futuros abogados disponen de nuevas herramientas y soluciones  (plataformas o software)  para optimizar la gestión de los despachos.

¿Qué soluciones/ herramientas entienden como imprescindibles a la hora de adaptarse a la evolución de los nuevos modelos de trabajo donde el teletrabajo obtiene mayor protagonismo?

Yo personalmente no podría vivir sin la nube, es la herramienta de software que más valoro. Me permite hacer juicios accediendo al expediente digital desde mi Tablet, evitando cada vez más el uso de papel; puedo ir a visitar a clientes y llevar todos los informes, resoluciones, en mi móvil o portátil, y tener acceso en todo momento.

Otra herramienta que valoro como imprescindible es una buena base de datos, para consultar jurisprudencia, descargar modelos o formularios, y resolver dudas profesionales de aquellas áreas del derecho que quizá no toque habitualmente.

¿Qué disciplina formativa recomiendan para los futuros profesionales de la abogacía? ¿Por  qué?

En cuanto a formación, y debido a la llegada de la pandemia, con lo que ello supone de limitaciones de aforo, ha supuesto que la formación sea cada vez más demandada de forma on line. Desde AJA Cádiz, y con ayuda de nuestro Colegio de Abogados, hemos conseguido que todos los meses tengamos una jornada formativa on line, en la que se han traído temas de candente actualidad, como puede ser el fenómeno de los okupas, régimen sancionador durante el estado de alarma, etc.

La Covid – 19 ha cambiado las necesidades de los clientes, ha puesto de relieve nuevos problemas jurídicos a todos los niveles, y es por ello que estas jornadas formativas deben ir encaminadas a mantenernos al día de todas aquellas nuevas cuestiones que se van suscitando.

Para leer las entrevistas que completan este especial, pulsar sobre enlace.

Se aplica la subida de la base de cotización prevista a partir de enero de 2020 y se abonarán los atrasos desde entonces

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Las cotizaciones sociales de los autónomos se elevarán a partir de este viernes, 30 de octubre, de acuerdo con el Real Decreto-ley, de 28 de diciembre de 2018, que contemplaba un incremento de los tipos de cotización por contingencias profesionales y cese de actividad a partir del 1 de enero de 2020 pero que todavía no se había aplicado por la pandemia, según ha indicado ATA, que ha precisado que también abonarán los atrasos desde enero.

Así, a principios de este año se estableció un aumento en el tipo de cotización por cese de actividad -por el que cotizan todos los autónomos desde 2019- del 0,7% al 0,8% y por contingencias profesionales del 0,9% al 1,1% . Esto supone un incremento de una y dos décimas, respectivamente, por encima de lo que se venía cotizando hasta ahora.

Aunque el cambio tenía que haber entrado en vigor al comienzo de este año, hasta ahora, los autónomos estaban pagado el 30% de su base de cotización, en lugar del importe correspondiente al 30,3%.

Para los autónomos que cotizan por la base mínima, que siguen siendo la mayoría, este incremento mensual será de tres euros, si bien deberán abonar los atrasos desde el 1 de enero, que es cuando debió entrar en vigor la subida. De media, los autónomos abonarán entre 3 y 12 euros mensuales.

El aumento de los tipos de cotización por contingencias profesionales y cese de actividad es el mismo tanto para los autónomos persona física como para los societarios. Sin embargo, éstos últimos tienen una base mínima superior.

La subida en los tipos de cotización afectará a todos los autónomos excepto a aquellos que están acogidos a la bonificación de la ‘tarifa plana’. Según especifica el Real Decreto-ley que recoge estos incrementos, la cuota a pagar por estos autónomos no se verá influida por el incremento en los tipos, ya que el importe que abonan durante el primer año es fijo.

Ambas organizaciones respaldan que se realice una estimación oficial de la economía sumergida en España

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Los técnicos del Ministerio de Hacienda (Gestha) y la Unión de Profesionales y Trabajadores Autónomos (UPTA) estudiarán nuevas fórmulas frente a la «rigidez» de la tributación de la estimación objetiva por signos, índices y módulos (régimen de módulos) en un entorno económico actual «cambiante y de gran incertidumbre», para adaptarlo a otro que tenga en cuenta sus ingresos y gastos reales.

Las organizaciones señalan que en el régimen de módulos tributan actualmente 389.000 actividades empresariales y otras 898.000 de agricultores y ganaderos. En cambio, el 59,2% de las actividades económicas ya lo hace en el régimen de estimación directa, por lo que ambas organizaciones proponen adaptar de forma paulatina el régimen de módulos dada la dificultad actual de prever la evolución de un negocio en los próximos años.

Gestha y UPTA consideran que el régimen de módulos está «desfasado» y no tiene en cuenta las circunstancias subjetivas, lo que genera «efectos tributarios perversos» para los autónomos.

Además, creen que el cambio previsto en la cotización a la Seguridad Social de los autónomos, según los rendimientos obtenidos, beneficiaría a todos los autónomos en general, bien porque pagarían menos cuotas si tienen bajos ingresos o pérdidas, o porque mejorarían las prestaciones por cese temporal de su actividad y de su pensión futura.

En concreto, señalan que con el nuevo método de cotización, mientras dure esta crisis los autónomos en pérdidas no se habrían visto obligados a cotizar a la Seguridad Social.

Pedirán un cuerpo superior técnico contra el fraude en los PGE

De forma paralela, Gestha y UPTA piden al Gobierno que refuerce la lucha contra la evasión y el fraude fiscal más sofisticado y abultado de las multinacionales, grupos empresariales y grandes fortunas.

En la actualidad, remarcan que más del 80% de la plantilla de la AEAT está centrada en la investigación de personas particulares, autónomos y pequeñas empresas, que en conjunto representan el 28% del fraude fiscal del país.

Así, pedirán en la tramitación parlamentaria del proyecto de ley de Presupuestos Generales del Estado (PGE) para 2021 que se cree un Cuerpo superior técnico para aumentar las funciones y responsabilidades de los técnicos del Ministerio de Hacienda, el 83,4% de los funcionarios del grupo A en puestos operativos de la AEAT y el 90,2% en la Intervención General del Estado.

Igualmente, ambas organizaciones respaldan que se realice una estimación oficial de la economía sumergida en España y que se diseñe una planificación para aumentar a medio plazo la plantilla de la AEAT entre 15.000 y 17.500 nuevos efectivos y equipararnos a las administraciones tributarias de los países europeos.

El objetivo, remarcan, sería fomentar el cumplimento voluntario de los autónomos y pequeñas empresas, generalizando el envío de cartas para que sus asesores justifiquen las discrepancias detectadas, y que presenten voluntariamente las declaraciones complementarias en caso de constatar un error o una omisión. De esta forma, se dedicarían buena parte de los efectivos para la investigación de la evasión y de los delitos fiscales.

La Covid-19 ha generado una paralización general de la economía que, inevitablemente, ha afectado el empleo, tanto para los autónomos como para las empresas, que ven afectada tu economía.

Para Yannick Charton, socio fundador de Valio Consulting, «es indispensable tomar medidas urgentes, como las pedidas por la Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA) para preservar el empleo de los autónomos y la economía de las pymes y start-ups».

inodiario.com

La Covid-19 ha generado una paralización general de la economía que, inevitablemente, ha afectado el empleo y la contabilidad en la mayoría de las empresas del país. En este sentido, se vuelven necesarias las medidas de apoyo hacia los sectores más vulnerables, como lo son los autónomos y las pymes.

«Es indispensable tomar medidas urgentes, como las pedidas por la Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA) para preservar el empleo de los autónomos y la economía de las pymes y start-ups», informa Yannick Charton, socio fundador de Valio Consulting. Y añade: «ampliar líneas de liquidez ICO y aumentar un año más los periodos de carencia de amortización de capital serán claves para intentar apalear la crisis».

Entre las medidas más importantes y que necesitan rápida aplicación, se exige la extensión hasta el 31 de mayo de los ERTE y de las prestaciones para autónomos, así como una moratoria en el pago de impuestos hasta el 30 de junio.

Todos estos aspectos deben sumarse a otros pedidos, como una moratoria en el pago de suministros en locales y actividades de autónomos; una deducción fiscal para las familias por gastos en el hogar y ayudas para otros sectores afectados por las nuevas restricciones, como el taxi, el transporte, la restauración y el ocio nocturno.

Medidas exigidas

En materia económica y laboral, se han hecho acciones desde el Estado para acompañar en materia de regulación de relaciones laborales y cotización para las empresas, como consecuencia de fuerza mayor directamente relacionada con el COVID-19. Pese a ello, desde ATA exigen:

Bajar cotizaciones sociales y cuotas de autónomos.

Extender los ERTE y ayudas por cese de actividad hasta el 31 de mayo.

Suspender cualquier incremento impositivo o creación de nuevos impuestos.

Reducir el IVA a la hostelería, peluquería, gimnasios, etc.

Ampliar líneas de liquidez ICO y aumentar un año más los periodos de carencia de amortización de capital.

Plan de ayudas al alquiler para los autónomos que se les obligue al cierre total de su actividad y progresivo a quien tenga otras restricciones.

Moratoria y aplazamientos de impuestos hasta el 30 de junio.

Moratoria en el pago de suministros en locales y actividades de autónomos.

Deducción fiscal para las familias por gastos en el hogar (reformas, obras, mobiliario, equipamiento informático) de hasta 3000EUR.

Ayudas directas sectores más afectados por las nuevas restricciones (taxi, ocio, etc).

Si el estado de alarma se continúa hasta el 9 de mayo del próximo año, habrá que prorrogar las ayudas existentes hasta esa fecha también, para lograr solventar los daños que la crisis ha traído, sobre todo en la baja del consumo y, por ende, la falta de liquidez.

«La clave estará en volver a re-pensar un plan que acompañe a los pequeños y medianos empresarios, así como a los autónomos que están haciendo lo imposible por subsistir a la crisis», explica Yannick Charton, «No obstante, el próximo año veremos las grandes consecuencias que habrá dejado la crisis por la Covid-19 y tendremos que trabajar arduamente para colaborar con la restauración de los servicios autónomos y la vuelta a la normalidad de las empresas», finaliza.

Acerca de Valio Consulting

Valio Consulting es una empresa de consultoría y gestoría creada por los asesores fiscales Yannick Charton y Emilio Ybarra para poder ofrecer un servicio más exclusivo a la numerosa comunidad francófona que vive o desea invertir en España. Al mismo tiempo, brindan este servicio a autónomos, pymes y empresarios españoles, que requieran de asesoramiento fiscal, jurídico y contable.

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Luis Javier Sánchez

En una de sus primeras resoluciones, la PS/0067/2020, el regulador se hace eco de una denuncia de un sindicato de una empresa de Zaragoza sobre unas grabaciones de unas conversaciones de forma irregular, para sancionarla con un apercibimiento a dicha empresa, a la que da un plazo de un mes para resolver esa política de privacidad equivocada.

Expertos como Víctor Salgado, socio director del despacho Pingos & Salgado Abogados, Vanesa Alarcón, socia responsable del área de TMT en Fieldfisher Jausas y Laura Davara, socia del despacho Davara & Davara Asesores Jurídicos, analizan esta resolución y advierten que la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) también ha puesto el foco en el control empresarial del trabajador, donde ante cualquier medida o grabación visual o sonora hay que informar previamente a trabajadores y representantes sindicales es obligatorio en esos casos.

A juicio de estos expertos, esta situación genera que las medidas de prevención de riesgos laborales de las empresas tendrán que adaptarse a este escenario. Está claro que la AEPD va a estar pendiente del control de los empleados por parte de las empresas, ya lo hizo con la geolocalización de los trabajadores, y es previsible que dicha labor de supervisión se extienda al teletrabajo, que desde hace unos días estrena nueva normativa en nuestro país.

UNA RESOLUCIÓN QUE MARCA UN PRECEDENTE

Para Salgado, de Pintos & Salgado Abogados, especializado en derecho tecnológico, advierte que “es una de las primeras resoluciones de la AEPD que aborda el tema de la privacidad de los trabajadores en su lugar de trabajo. En el fallo apercibe a la empresa y le obliga a solventar el problema que tiene de las grabaciones que se hacen en el seno de la misma con un protocolo de actuación definido. Esta es una sanción, donde queda claro el incumplimiento de la ley”.

Desde su punto de vista “dicha resolución es un precedente y un aviso a navegantes para lo que pueda surgir en acciones similares. La AEPD hay que recordar que hace unos meses puso en marcha una Guía de Relaciones Laborales  en materia de privacidad, con lo cual es otro frente que se abre a las empresas y a los expertos en privacidad. No se descarta que pasado un tiempo el propio regulador pudiera comprobar que la empresa ha modificado su política de actuación en materia de privacidad”.

A juicio de este experto las consecuencias de dicha resolución son varias “la primera, que la empresa demandada aparece en dicho fallo con una sanción, lo que repercute en su reputación y propia imagen. Al mismo tiempo, debe corregir lo que le pide la AEPD en materia de privacidad. Creo que lo lógico es que diseñasen unos protocolos claros en materia de privacidad para adoptar las medidas adecuadas y evitar otra resolución similar”.

Salgado explica a Confilegal que “la AEPD ha tenido en cuenta que había una razón de fondo en el proceder de la empresa a nivel de grabaciones de sus trabajadores, como es preservar su integridad física. Tiene en cuenta las grabaciones de sonido que ha hecho la propia compañía , pero lo que no ha hecho correctamente es no cumplir con el deber de información de los trabajadores y sus representantes, según el articulo 13 de la LOPDGDD [Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales]”.

La resolución de la AEPD recalca, según este experto “que cualquier análisis de este tipo de situaciones debe hacerse a priori para poder saber el impacto que puede tener en la privacidad de los trabajadores. Ahora con el RGPD y el principio de responsabilidad proactiva, no solo hay que cumplir la ley sino que también hay que demostrarlo que se está en condiciones de cumplir con la normativa actual de protección de datos. La empresa debe demostrar que en todo momento cumplió los requisitos del RGPD [Reglamento General de Protección de Datos] y la ley”.

En el caso de una reincidencia por parte de esta compañía, Salgado aclara que “estaríamos ante una infracción grave y una desobediencia a lo marcado por la AEPD. Con la normativa anterior al RGPD estaríamos hablando de un mínimo de 40.000 euros, ahora, como ha cambiado el baremo, el margen sería más amplio. Hasta ahora a empresas que no son grandes las sanciones en un mínimo de 40.000 euros de sanción”.

Este jurista también nos señala que “alguno de los trabajadores afectados por esa resolución podría, si no están de acuerdo con la resolución recurrir por la via judicial ordinaria por los daños y perjuicios que puedan sufrir los afectados. Lo único que habría que acreditar en via judicial sería el daño causado, el incumplimiento legal ha quedado patente por el propio procedimiento administrativo”.

BUSCAR MEDIDAS  MENOS INVASIVAS

Alarcón, de Fieldfisher Jausas, sobre la Resolución de la AEPD considera que “la Agencia sí ha reconocido la comisión de la infracción por parte de la compañía, pero, por el momento, no se le aplica la sanción oportuna. Es la forma de actuar del regulador, sobre todo cuando la empresa o el responsable del tratamiento no ha sido investigado ni sancionado con anterioridad por parte de la Agencia”.

De este modo, la AEPD, le otorga una oportunidad para que la compañía haga mejor las cosas. En el caso de que dicha compañía fuera investigada nuevamente por cualquier motivo y se diera una circunstancia de infracción, la AEPD entonces sí, seguramente, procedería a la sanción”.

Al mismo tiempo destaca “que en la citada resolución se requiere a la compañía para que informe a los trabajadores conforme establecen los artículos 13 del RGPD y 89 de la LOPDGDD. Por lo tanto, en caso de que no se ejecute lo requerido, también podría imponer la correspondiente sanción”.

Para este jurista “la compañía tomó dichas medidas como solución temporal a los posibles conflictos que se dan entre los empleados en el día a día, teniendo en cuenta la integridad física de dichos empleados, lo cual primaría frente al derecho a la protección de sus datos”.

Recuerda que “se informó al comité de empresa, pero no se reflejó esta situación en la documentación interna de la compañía, ni en la del propio comité. Por lo que está claro que sí existe dicha infracción”.

Esta jurista recuerda que “es importante, por un lado, tener en cuenta que la normativa de protección de datos no está por encima de todo, sino que, en función de la situación, debe ponderase cuál es el derecho que primaría por encima del otro, en caso de posible conflicto entre ellos”.

Alarcón señala que “en el caso de la resolución analizada, se procede a la colocación de estas grabaciones debido a un intento de agresión de una empleada a otra. Luego, existe un riesgo de que alguien pueda ser dañado físicamente y, por lo tanto, que se infrinja en las instalaciones de una empresa, el derecho a la integridad física y moral que, son derechos reconocidos como esenciales en la propia Constitución Española”.

Por lo tanto, la empresa ha operado adecuadamente a la hora de proteger la integridad física de los trabajadores, pero no a la hora de informarles de esta medida que, en ningún caso, reuniría lo dispuesto por los artículos citados antes, relativos al deber de información sobre el tratamiento de datos.

Para esta experta, lo adecuado, además, hubiera sido – desconozco si se llevó a cabo – realizar un análisis de riesgos o pequeña evaluación de impacto, en virtud de lo que establece la normativa de protección de datos, con carácter de urgencia, previo implementar este tipo de soluciones; es posible que tras el análisis se incorporasen otras medidas, tal vez, menos intrusivas, si cabe”.

Otras cuestiones que destaca Alarcón es poder analizar y ver “quién es la persona que después supervisa dichas grabaciones y cómo se procede a dicha eliminación del contenido, de esas grabaciones, ya que deberá darse cumpliendo con lo dispuesto en la normativa, esto es, pudiéndose verificar y acreditar que se trata de una eliminación total”.

Para Vanesa Alarcón “toda compañía que quiera implementar este tipo de medidas de seguridad y control, desde el punto de vista de la protección de datos, debe analizar la proporcionalidad y pertinencia de implementar este tipo de soluciones, valorando si existen otras medidas alternativas y que se puedan adoptar con carácter más prolongado o permanente”.

De forma complementaria es partidaria de “ofrecer formación a los empleados sobre ética, responsabilidad, ejemplos de lo que se puede o no puede hacer con otros compañeros, así como sobre la existencia y funcionamiento de los protocolos de acoso laboral, ampliando elementos en aquellos que incluyan cómo actuar en este tipo de situaciones”.

GRABACIONES DEL EMPRESARIO, JUSTIFICADAS

Por su parte, Davara, socia de Davara & Davara Asesores Jurídicos, “advierte que de la Resolución de la AEPD conviene destacar cómo la propia Agencia deja claro que el uso de sistemas de grabación -de voz o de imagen- por parte del empresario no está prohibido, pero es necesario que se cumplan los siguientes requisitos”.

Davara explica que se trata de que “existan riesgos relevantes para la seguridad de instalaciones, bienes y personas (tal y como pone de manifiesto la entidad denunciada al afirmar que ha habido varios casos en los que se ponía en peligro la integridad física de las encargadas), que se cumpla con el principio de proporcionalidad y de intervención mínima y, por supuesto, que se informe previamente y de manera transparente sobre el tratamiento de datos personales que se está llevando a cabo, tal y como exige el artículo 13 del Reglamento europeo”.

Esta jurista señala que “el uso de dispositivos para controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales, así como para prevenir la materialización de riesgos contra bienes, personas e instalaciones encuentra su amparo legal tanto en el artículo 20.3 del Estatuto de los trabajadores como en el artículo 89.3 de la LOPDGDD”.

Junto a esto destaca “numerosa jurisprudencia que, de manera resumida, aparece reflejada en la propia Resolución de la AEPD que alude a la sentencia del Tribunal Constitucional 114/1984, de 29 de noviembre, y las sentencias del Supremo 222/2015, de 16 de abril o la  678/2014, de 20 de noviembre”.

Desde su punto de vista “las TIC ofrecen al empresario multitud de posibilidades para llevar a cabo el control del cumplimiento de las obligaciones laborales. Pero no todo vale. Es necesario que las empresas “cambien el chip” y pongan la protección de la privacidad de los trabajadores en el centro de sus acciones, de esta manera se evitarán muchos “sustos” en forma de posibles sanciones de la AEPD.”

Esta jurista también señala que “la empresa debe cumplir con lo dispuesto por el Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia. Una de las obligaciones es formar a los teletrabajadores sobre ‘cómo teletrabajar’. Puede parecer innecesario, pero es imprescindible. Y es algo que empresas y trabajadores deben entender…y esperamos que no tengan que aprender a base de sanciones”.

También comenta que “es necesario que la empresa, en todo tratamiento de datos personales que haga, cumpla con los principios de protección de datos: ‘licitud, lealtad y transparencia’, ‘limitación de la finalidad’, ‘minimización de datos’, ‘exactitud’, ‘limitación del plazo de conservación’ e ‘integridad y confidencialidad’. Y, por supuesto, que documente todas las acciones que toma para ello, dando cumplimiento, así, al principio de ‘accountability’”.